مُتطلبات نُظم إدارة المعرفة بمواصفة الآيزو 30401 لتعزيز مُستوى جودة الخدمات والمُنتجات بمُنشآت الأعمال إعداد وعرض م/ محمد هشام خطاب ========================== مُنذ صدرت رسمياً ولآول مرة المواصقة القياسية الدولية الجديدة برقم 30401 من مُنظمة الآيزو لسنة 2018م والمعنية بنظم إدارة المعرفة بمُنشآت الأعمال المختلفة، وحتى وقتنا هذا في سنة 2022م ولسنوات قادمة وقد أصبحت محل إهتمام كثير من خبراء الإدارة والجودة ومراكز التدريب وجهات منح شهادات نُظم الإدارة والإعتماد بجميع أنحاء العالم INTERNATIONAL STANDARD-2018-11- First edition -ISO 30401-Knowledge management systems -Requirements- وفي هذا المقال سوف نتناول – بإختصار -أهمية هذا الإصدار الجديد وأسباب إصداره،طبقاً لما نصت عليه المواصفة المذكورة ذاتها – وكما ورد في التعريف بها على موقع مُنظمة الآيزو على الإنترنت : The intent of this document is to set sound knowledge management principles and requirements a) as guidance for organizations that aim to be competent in optimizing the value of organizational knowledge; b) as a basis for auditing, certifying, evaluating and recognizing such competent organizations by internal and external recognized auditing bodies. وتقول المواصفة أنه قبل صدورها كان المعروف فقط هو نظام إدارة المعلومات أو الإكتفاء بمفهوم أن شراء تكنولوجيا جديدة مثلاُ سوف يدير المعرفة ويحقق وحده قيمة مُضافة، و لم يكن هناك مواصفات عالمية تتعامل مع نظام إدارة المعرفة وكيفية تنفيذه ، إلى أن صدرت هذه المواصفة القياسية الدولية الجديدة ولأول مرة لتهدف أن تكون مُرشداً إلى دعم مُنشآت الأعمال لتطوير نظام إدارة يُمكنها من زيادة قدرتها وفاعليتها لصناعة قيمة مُضافة بإستخدام المعرفة،وأن نظام إدارة المعرفة سيكون نظام يركِّز على الوسائل التي تصنع بها المُنشأة المعرفة الخاصة بها وتستخدمها ،وأيضاً كمرجع عالمي لمُتطلبات للتدقيق الداخلي والخارجي ومنح شهادات تُفيد إثبات جدارة للمنشآت من أي حجم كانت وبمرونة تتوافق مع جميع الحالات والإحتياجات في مجال نظم إدارة المعرفة Summary: This document defines the requirements for knowledge management systems in organizations, promising successful implementation of knowledge management. This document, however, maintains flexibility within the context of the requirements that enables conformity for every type of organization and alignment with all characteristics and needs. وعن أهمية نُظم إدارة المعرفة بأي مُنشأة فقد وجهت المواصفة إلى تسعةأسباب نوجزها فيما يلي: أولاً:الحصول على نتائج ذات قيمة بالمُنشأة ومثل هذه النتائج المُستهدفة ترتبط بمستوى المعرفة المُطبق بالمنشأة والذي أصبح عنصراً رئيسياً لتمييز الفاعلية والتعاون المُتزايد والتنافسية. ثانياً:أصبح الآن مفهوم الإقتصاد القائم على المعرفة مطلوباً في كثير من المُجتمعات والمُنشآت حيث أصبحت المعرفة المصدر الرئيسي للثروة بالعالم وبالتالي أصبحت من الأصول الأساسية للمنشآت لأهميتها في مجالات كثيرة منها : تساعد في إتخاذ القرارات الفعَّالة وتدعم كفاءة العمليات وتساهم في تعزيزها وتوفر المرونة والقدرة على التكيف، وتمنح المنشآت ميزة تنافسية لها، بل وقد تصبح المعرفة ذاتها مُنتجاً في حد ذاتها. it allows effective decisions to be made, supports the efficiency of processes and contributes to their enhancement, creates resilience and adaptability, creates competitive advantage and may even become a product in its own right. ثالثاً: سيؤدي زيادة الوصول إلى المعرفة إلى خلق فرص للتطوير الإحترافي المهني للأشخاص في المُنشآت من خلال التعلم والممارسات والتبادل فيما بينهم. رابعاً: لا يمكن للمُنشآت الإستمرار في الاعتماد على مايتم نشره من المعرفة تلقائيًا لمواكبة وتيرة التغيير في عالمنا. وبدلاً من ذلك صار واجباً بمُتطلبات التنافسية العالمية أن يتم إنشاء المعرفة وتوحيدها وتطبيقها وإعادة استخدامها بشكل أسرع من معدل التغيير العادي. خامساً: بإدارة المعرفة سوف تتمكن مُنشآت الأعمال الموزعة جغرافيا واللامركزية ، والتي تجري نفس العمليات وتقدم نفس الخدمات للأسواق في مواقع متعددة ، أن تكتسب ميزة هائلة من خلال تبادل الممارسات والخبرات والتعلم مع آخرين خارجها. سادساً: إستنزاف القوى العاملة ودورانها في مجتمع اليوم له آثار على إدارة المعرفة، ففي العديد من مُنشآت الأعمال ، غالبًا ما يتم إحاطة المعرفة المُهمة أو الحساسة بإجراءات حفظ سريتها و/أو الاحتفاظ بها من جانب الخبراء مما يُعرضها لخطر الضياع عند حدوث تغييرات في هياكل المُنشأة أو يغادرها هؤلاء الخبراء. سابعاً: الإدارة الفعالة للمعرفة توفر آلية وإمكانية التعاون بين مُنشآت الأعمال المختلفة لتحقيق الأهداف المشتركة. ثامناً: المعرفة هي أحد الأصول غير الملموسة التي تملكها مُنشآت الأعمال والتي يجب إدارتها مثل أي أصل آخر،فيجب تطويرها وتوحيدها والاحتفاظ بها ومشاركتها وتكييفها وتطبيقها حتى يتسنى للعاملين اتخاذ قرارات فعالة واتخاذ إجراءات متوافقة ، وحل المشكلات بناءً على تجربة الماضي ورؤى جديدة للمستقبل. تاسعاً: إدارة المعرفة هي نهج شامل لتحسين التعلم والفعالية من خلال الاستفادة المثلى من استخدام المعرفة ، من أجل خلق قيمة لمُنشأة الأعمال ،وإستناداً لهذا أصبحت إدارة المعرفة داعمة للعمليات الحالية واستراتيجيات التطويرويجب دمجها وتكاملها مع الوظائف التنظيمية الأخرى بالمنشأة. وقد قدمت المواصفة عدد تسعة من الإرشادات الأساسية العامة: أولاً: Nature of knowledge: طبيعة المعرفة :المعرفة غير ملموسة ومُتشابكة؛ ويتم إنشاؤها بمُشاركات الناس. ثانياً:: Value:القيمة: المعرفة هي مصدر رئيسي للمؤسسات لتحقيق أهدافها والقيمة المحددة للمعرفة هي في تأثيرها على الغرض التنظيمي والرؤية والأهداف والسياسات والعمليات والأداء، وبهذا فإدارة المعرفة هي وسيلة لإطلاق القيمة المحتملة للمعرفة. ثالثاً: Focus::التركيز: تخدم إدارة المعرفة الأهداف والاستراتيجيات والاحتياجات التنظيمية بمنشىت الأعمال. رابعاً: Adaptive::التكيف: لا يوجد حل واحد لإدارة المعرفة يناسب جميع مُنشآت الأعمال في جميع السياقات، ويمكن للمؤسسات تطوير نهجها الخاص في مجال إدارة المعرفةو تنفيذ ذلك بناءً على المعرفة الخاصة بكل مُنشأة والاحتياجات والسياق. خامساً: Shared understanding : الفهم المشترك: يُنشئ الناس معارفهم الخاصة من خلال فهمهم للمدخلات التي يتلقونها. من أجل الفهم المشترك ،لذا يجب أن تتضمن إدارة المعرفة التفاعلات بين الأشخاص ، باستخدام المحتوى والعمليات والتقنيات عند الاقتضاء. سادساً: Environment:: البيئة: المعرفة لا تُدار مباشرة ولكن تركز إدارة المعرفة على إدارة بيئة العمل ، وبالتالي رعاية دورة حياة المعرفة. سابعاً: Culture:: الثقافة: الثقافة أصبحت أمر حاسم في تقييم فعالية إدارة المعرفة. ثامناً Iterative:: التكرارية: يجب أن تدار إدارة المعرفة على مراحل ، وتتضمن دورات التعلم والتغذية الراجعة. تاسعاً: Range of knowledge management: نطاق إدارة المعرفة: إدارة المعرفة تختلف بين المُنشآت والمُنظمات المختلفة ويوضح بالمواصفة الملحق "A" النطاق ، مع عرض حالات المعرفة المختلفة على أنها سلسلة متصلة. ويوضح بالمواصفة الملحق "B" مجالات اهتمام نظام إدارة المعرفة ومقارنتها بالتخصصات ونُظم الإدارة المجاورة له بالمُنشأة, =======================================